چگونه اهمال کار نباشیم؟ | اهمال کاری و راهکارهای عملی برای مبارزه با آن

توسط مهناز جلدی
این مقاله توسط مهناز جلدی ترجمه شده است.

همه ما در طول زندگی خود اهمال کاری را تجربه کرده‌ایم. روزهایی که کارها و مسئولیت‌های مهمی بر عهده ما بوده است اما از انجام آن‌ها اجتناب کرده‌ایم یا آن‌ها را به تعویق انداخته‌ایم. روزهایی که بهره‌وری بالاتری داریم به طور موقت می‌توانیم تشخیص دهیم که چطور اهمال کاری را متوقف کنیم. در این روزها احساس رضایت و موفقیت بیشتری می‌کنیم. در این مقاله قصد داریم به شما یاد بدهیم که چطور بهره‌وری خود را بالاتر برده و اهمالکاری را متوقف کنید. هدف این است که علت اهمالکاری را برایتان روشن کرده و راهکارهای مقابله با آن را آموزش دهیم.

فهرست مطالب

اهمالکاری چیست؟

بشر سال‌ها اهمالکاری را تجربه کرده است. این مسئله آنقدر قدیمی و رایج است که حتی فلاسفه یونان باستان مثل «سقراط» و «ارسطو» برای توصیف آن کلمه «آکراسیا» (Akrasia) را اختراع کردند.

آکراسیا به شرایطی گفته می‌شود که شما می‌دانید باید چه کاری انجام دهید، اما کار دیگری را انجام می‌دهید. می‌توان گفت آکراسیا به معنی به تعویق انداختن کارها یا نداشتن خودانضباطی است.

تعریف اهمالکاری امروزه این است: تعویق انداختن یا پشت گوش انداختن انجام وظیفه یا مجموعه‌ای از وظایف. در واقع اهمال شما را وادار می‌کند تا از انجام کارهایی که باید انجام دهید دوری کنید.

چرا کارها را به تعویق می‌اندازیم؟

چرا تعلل می‌کنیم و کارهایمان را به تعویق می‌اندازیم؟ چه اتفاقی در مغز ما رخ می‌دهد که باعث می‌شود از انجام کارهای مهم اجتناب کنیم؟

مطالعات حوزه روانشناسی رفتاری نشان داده است که مغز انسان ترجیح می‌دهد پاداش‌های کوتاه مدت را بیشتر از پاداش‌هایی که در درازمدت حاصل می‌شوند ارزش‌گذاری کند.

بهترین راه درک این مسئله این است که تصور کنید دو نفر هستید: خود فعلی و خود آینده. زمانی که برای خود هدف گذاری و برنامه ریزی می‌کنید (مثلاً برای کاهش وزن یا مطالعه زبان) در واقع دارید برای خود آینده‌تان برنامه‌ریزی می‌کنید و آنچه که می‌خواهید در آینده باشید را برای خود تصویرسازی می کنید.

خود آینده شما می‌تواند به خوبی هدف‌گذاری کند؛ اما این خود فعلی شما است که می تواند قدم بردارد و کارها را انجام دهد. وقتی زمان تصمیم گیری می‌رسد دیگر خود آینده‌تان را در نظر نمی‌گیرید و مغزتان به زمان حال و خود فعلی‌تان فکر می‌کند. محققان فهمیده‌اند که انسان در لحظه حال فقط به دنبال پاداش‌های فوری می‌گردد و چندان تمایلی به پاداش درازمدت ندارد.

مطلب مرتبط: اهمال کاری شغلی چیست؟

دونات شکلاتی یا اندام متناسب؟

مطالعات نشان داده است که وقتی درباره خود آینده‌تان فکر می‌کنید برنامه‌ریزی بلندمدت برایتان راحت‌تر است. چرا که مغز می‌تواند ارزش کارهایی را که برای دستیابی به پاداش بلندمدت انجام می‌دهید به خوبی درک کند.

همانطور که متوجه شده اید خواسته‌های خود فعلی و خود آینده ما همواره با هم در تناقض است. خود آینده ما می‌خواهد تناسب اندام داشته باشد، اما خود فعلی دلش شیرینی دونات می‌خواهد!

خود فعلی ما می‌داند که باید پول‌هایش را در جوانی پس انداز کند؛ اما دریافت پاداشی که از پس انداز به دست می‌آید سال‌ها طول می‌کشد. بنابراین خود فعلی ما ترجیح می‌دهد یک جفت کفش جدید گران‌قیمت بخرد به جای اینکه برای آسایش خود در هفتاد سالگی پول پس‌انداز کند.

به همین دلیل زمانی که شب به رختخواب می‌روید انگیزه زیادی برای ایجاد تغییر در زندگی خود دارید اما صبح‌ها همه چیز به روال قبل برمی گردد. وقتی به آینده فکر می‌کنید مغزتان به پاداش درازمدت فکر می‌کند. اما قتی به زمان حال برمی‌گردید به دنبال پاداش آنی است.

درمان اهمال کاری

شما نمی‌توانید با پاداش‌های درازمدت به خود فعلی‌تان انگیزه بدهید. به همین دلیل باید راهی پیدا کنید تا پاداش‌ها و تنبیه‌های آینده را به زمان حال بیاورید. در واقع باید کاری کنید که عواقب آتی کارهایتان تبدیل به عواقب فعلی شوند.

اینجاست که از اهمالکاری عبور کرده و به تعویق انداختن کارها را کنار می‌گذاریم و برای رسیدن به اهدافمان قدم برمی‌داریم. مثلاً فرض کنید قرار است یک گزارش بنویسید. شما از چند هفته قبل می‌دانستید که باید این گزارش را تحویل دهید اما نوشتن آن را به تعویق می‌انداختید. احتمالاً وقتی به نوشتن گزارش فکر می‌کنید مضطرب می‌شوید یا حتی احساس درد می‌کنید. ناگهان یک روز مانده به مهلت تحویل گزارش عواقب آینده ننوشتن گزارش به زمان حال آمده و شما را وادار می‌کنند تا در دقایق انتهایی آن را بنویسید.

بالاخره دردی که بخاطر اهمالکاری احساس می‌کردید به پایان رسیده و وارد عمل شده‌اید.

در اینجا لازم است به نکته مهمی اشاره کنیم. وقتی از مرز اهمال و اقدام عبور می‌کنید درد شروع به کاهش یافتن می‌کند. در واقع بودن در ناحیه اهمال کاری دشوارتر از مرز بین اهمال و اقدام است. نقطه A در نمودار بالا باعث احساس گناه، شرم و اضطراب می‌شود. تجربه این احساسات به مراتب دشوارتر از تلاش و انرژی است که هنگام اقدام به کار می‌برید.در واقع مشکل «هیچ کاری نکردن» نیست؛ بلکه مشکل «شروع به انجام کار» است.

اگر می‌خواهید اهمالکاری را متوقف کنید باید کاری کنید که خود فعلی‌تان دست به کار شده و شروع به فعالیت کند.

چگونه اهمال کار نباشیم؟

راه‌های مختلفی برای توقف اهمالکاری وجود دارد که در ادامه آن‌ها را با مثال‌های کاربردی شرح می‌دهیم.

راهکار ۱: کاری کنید پاداش‌ها سریع‌تر به دست آیند.

بهتر است به دنبال راهی بگردید که منافع درازمدت کارها را سریع‌تر به دست آورید تا راحت‌تر با تعویق کارها مبارزه کنید. یکی از بهترین راهکارها استراتژی «پیوند خواسته‌ها و نیازها» است. طبق این استراتژی باید رفتاری را که در کوتاه مدت به شما حس خوبی می‌دهد با رفتاری که برایتان منافع بلندمدت در پی دارد ترکیب کنید.

مثال‌هایی از این استراتژی:

  • هنگام ورزش کردن به کتاب صوتی یا پادکست گوش کنید.
  • در حین چک کردن ایمیل‌هایتان پدیکور کنید.
  • در حین انجام کارهای خانه، برنامه تلویزیونی موردعلاقه‌تان را تماشا کنید.
  • جلسات هماهنگی کاری خود را در رستوران موردعلاقه‌تان برگزار کنید.

راهکار ۲: کاری کنید عواقب اهمال کاری سریع‌تر ظاهر شوند.

راه‌های مختلفی وجود دارد که شما سریع‌تر با هزینه‌های اهمال‌کاری خود روبرو شوید. مثلاً اگر به تنهایی ورزش کنید، اگر یک هفته ورزش نکنید عواقب آن چندان به چشم نمی‌آید. اما اگر خود را ملزم کنید که باید هفته آینده در یک روز و ساعت مشخص با یک دوست ورزش کنید، عواقب پشت گوش انداختن آن سریع‌تر به چشم می‌آید! چرا که از دید دوستتان شما آدم بدقولی به نظر می‌رسید.

راهکار ۳: خود آينده‌تان را از پیش طراحی کنید.

یکی از راهکارهای مبارزه با اهمال کاری «ابزارهای مجازات» است. مثلاً اگر قصد دارید عادات غذایی‌تان را در آینده محدود کنید می‌توانید از حالا شرایط آن را برای خود طراحی کنید. مواد غذایی را به جای خریدهای کلی در پکیج‌های تک نفره بخرید.برای کاهش اتلاف وقت بازی‌ها و اپلیکیشن‌های سوشال مدیا را از موبایل خود حذف کنید. اگر وقت زیادی را به بالا و پایین کردن کانال‌های تلویزیونی تلف می‌کنید تلویزیون را در کمد قرار دهید و تنها هنگام برنامه‌های مهم آن را بیرون بیاورید.

راهکار ۴: هدف را قابل دستیابی‌تر کنید.

همانطور که قبلاً هم اشاره شد آنچه که باعث به تعویق انداختن کارها می‌شود سخت بودن شروع کار است. زمانی که شروع به کار می‌کنید صرف انرژی راحت‌تر می‌شود. این ما را به راهکار چهارم مبارزه با اهمال کاری یعنی کوچک کردن وظایف می‌رساند. کاهش حجم فعالیت‌ها و وظایف شروع کردن آن‌ها را ساده‌تر می‌کند و در نتیجه احتمال تعویق آن‌ها کمتر می‌شود.

اگر کارهایتان را زیاد به تعویق می‌اندازید، قانون دو دقیقه را به خاطر بسپارید. قانون دو دقیقه می‌گوید هر کاری برای شروع نباید بیشتر از دو دقیقه زمانبر باشد. هدف اصلی این است که آن فعالیت به اندازه‌ای کوچک باشد که آغاز آن ساده‌تر شود. زمانی که شروع به انجام آن کار می کنید ادامه دادن آن هم راحت‌تر می‌شود. قانون دو دقیقه به شما کمک می‌کند به تنبلی و اهمال کاری خود غلبه کنید.

یک راه عالی دیگر برای قابل دستیابی کردن اهداف شکستن کارها است. مثلاً اگر قصد دارید یک مقاله یا یک کتاب بنویسید به جای انکه هدف خود را روی نوشتن مقاله تنظیم کنید، خود را ملزم کنید که هر پانزده دقیقه دویست و پنجاه کلمه از مقاله را بنویسید. این الگو را سه ساعت در روز تکرار کنید و خواهید دید که احساس موفقیت و رضایتمندی که هر ۱۵ دقیقه به دست می‌آورید به شما انگیزه می‌دهد تا یک پروژه بزرگ را به سرانجام برسانید.

شکستن کارها به وظایف کوچک‌تر دو دلیل اهمیت دارد:

  • موفقیت‌های کوچک می توانند در درازمدت انگیزه شما را حفظ کنند که این باعث می‌شود بتوانید پروژه‌های بزرگ را انجام دهید.
  • هرچه سریع‌تر بتوانید یک وظیفه را انجام دهید، سریع‌تر به احساس بهره‌وری و کارایی بالا در طول روز می‌رسید.

آهسته و پیوسته پیش بروید: تبدیل بهره‌وری به عادت

تا اینجا راهکارهای مبارزه با اهمالکاری را شرح دادیم. حالا می‌خواهیم بفهمیم چطور می‌توان بهره‌وری بالا را تبدیل به عادت کرد و اجازه نداد اهمالکاری دوباره به زندگی ما برگردد.

برنامه روتین روزانه افراد موفق

یکی از دلایل برگشت اهمالکاری به زندگی این است که اکثر ما سیستم ارزش‌گذاری درست و صریحی برای وظایف خود نداریم. یکی از بهترین سیستم‌های بهره‌وری (و در عین حال ساده‌ترین آن‌ها) روش «آی وی لی» (The Ivy Lee Method) است که پنج مرحله دارد:

  1. در انتهای هر روز کای شش هدف مهمی را که باید هفته آینده به آن‌ها دست یابید بنویسید. بیش از شش کار را ننویسید.
  2. شش وظیفه مهم را براساس اهمیت واقعی آن‌ها اولویت‌بندی کنید.
  3. روز بعد تنها روی وظیفه اول تمرکز کنید. تا زمانی که آن را به پایا نرسانده‌اید به سراغ کار بعدی نروید.
  4. به همین ترتیب تا انتهای لیست وظایفتان پیش بروید. در انتهای روز هر کاری را که نیمه تمام باقی مانده است وارد لیست شش بخشی روز بعد کنید.
  5. این فرایند را هر روز تکرار کنید.

مزایای این روش مبارزه با اهمال کاری عبارت است از:

– روش بسیار ساده‌ای است.

برخی انتقاداتی که به این روش وارد می‌شود بخاطر سادگی بیش از حد آن است. در پاسخ باید گفت که پیچیدگی بیش از حد باعث می‌شود در صورت خروج از برنامه، بازگشت به آن دشوار باشد. این برنامه برای بازگشت به برنامه یک راهکار ساده دارد و آن هم انتقال برنامه‌های اجرا نشده به زودترین زمان ممکن یعنی روز بعد است.

– شما را وادار به گرفتن تصمیم‌های دشوار می‌کند.

زمانی که سرتان بیش از حد شلوغ است و کارهای زیادی برای انجام دادن دارید بهترین راه این است که تصمیم بگیرید کارهای مهم‌تر را انجام داده و کارهای غیر ضروری را حذف کنید. روش «لی» مشابه قانون ۲۵-۵ وارن بافت (Warren Buffett’s 25-5 Rule) است که می‌گوید باید روی پنج وظیفه بسیار مهم تمرکز کنید و بقیه را نادیده بگیرید.

– ترس از شروع را از بین می‌برد.

بزرگ‌ترین مانعی که بر سر راه انجام دادن کارها وجود دارد «شروع» کردن آن‌ها است. روش لی شما را مجبور می‌کند تا از شب قبل درباره اولین و مهم‌ترین کار تصمیم‌گیری کنید. در نتیجه روز بعد بلافاصله به سراغ انجام کارها رفته و زمانتان را برای تصمیم‌گیری تلف نمی‌کنید.

– باعث می‌شود تنها یک وظیفه را انجام دهید.

جامعه امروزی از چند وظیفه‌ای بودن (Multi-Tasking) حمایت می‌کند. باور کلی این است که چندوظیفه‌ای بودن مترادف بهتر بودن است؛ اما واقعیت این است که متضاد این مسئله درست است.

در صورتی که اولویت‌های کاری کمتری داشته باشید بهتر می‌توانید کار کنید. بین ورزشکاران، هنرمندان، دانشمندان، معلمان و مدیران موفق در جهان یک ویژگی مشترک وجود دارد: تمرکز! علت این امر هم ساده است. شما تا زمانی که به طور مداوم زمانتان را بین چند فعالیت تقسیم می‌کنید نمی‌توانید در هیچکدام از آن‌ها عالی باشید.

مهم نیست از چه شیوه‌ای استفاده می‌کنید. خلاصه همه آن‌ها این است: مهم‌ترین کار را اول روز انجام دهید اجازه دهید انگیزه‌ای که از انجام آن کار به دست آورده‌اید به شما در انجام وظایف بعدی کمک کند.

از نشانه‌های دیداری برای ترک اهمالکاری استفاده کنید.

یکی دیگر از راهکارهای غلبه بر اهمالکاری مزمن استفاده از نشانه‌های دیداری برای یادآوری عادات و اندازه‌گیری پیشرفت در کارها است. یک نشانه دیداری یک یادآور (Reminder) است که شما را مجبور به اقدام می‌کند. اهمیت نشانه‌های دیداری در درمان اهمالکاری را در ادامه شرح می دهیم:

۱- نشانه‌ها به شما یادآوری می‌کنند که باید کاری را انجام دهید.

ما معمولاً به توانایی ذهنی خود در یادآوری عادات اعتماد می‌کنیم. مثلاً در ذهن خود تصمیم می‌گیریم که از شنبه هفته آینده ورزش را شروع کنیم. چند روز بعد انگیزه اولیه‌ای که برای انجام آن کار داشتیم از بین می‌رود و در شلوغی کارهای روزمره گم می‌شود. به همین دلیل استفاده از یک یادآور تصویری یا دیداری به ما کمک می‌کند تا بتوانیم سریع‌تر عادات جدید را ایجاد کنیم.

 

۲- نشانه‌های دیداری میزان پیشرفت شما را نشان می‌دهند.

استمرار یک اصل مهم در موفقیت است؛ اما اندازه‌گیری استمرار در انجام فعالیت‌ها کمتر صورت می‌گیرد. داشتن یک نشانه تصویری مثل یک تقویم، دفتر برنامه‌ریزی یا ترکر عادات (Habit Tracker) می‌تواند پیشرفت شما را در انجام فعالیت‌ها به صورت تصویری نشان دهد.

۳- نشانه‌های دیداری روی انگیزه تاثیر اعتیادآوری دارند.

وقتی می‌توانید پیشرفت خود را به شکل دیداری ببیند انگیزه بیشتری برای ادامه آن عادت و رسیدن به هدف خواهید داشت. دیدن پیشرفت قبلی خودتان به شما انگیزه و اشتیاق لازم را برای رفتن به مراحل بعدی می‌دهد.

منبع:

James Clear

دیگر مقالات پیشنهادی پزشک خوب