حتما شما هم، عبارت “زود دیر میشه” را شنیده اید و ممکن است در زندگی خود آن را تجربه کرده باشید، که برای انجام کارهایتان وقت کم آورده و حسرت زمان از دست رفته را بخورید. مانند وقتی که نیاز به مدیریت زمان دارید تا تکالیف نوروزی مدرسه را انجام داده یا پروژه محل کار را به سرانجام برسانید. برنامه ریزی زمانی، باعث می شود که کارها به شکل سازمان یافته تر پیش رفته و افراد بتوانند کارهایشان را به بهترین شکل ممکن انجام دهند. مدیریت زمان، فرآیندی برنامه ریزی شده و دارای چهارچوب است که از اتلاف وقت جلوگیری کرده و باعث به موقع انجام شدن کارها می شود. افرادی که توانایی خوبی در برنامه ریزی زمان خود دارند، معمولا در مدت زمان کمتر، کارهای بیشتر و متنوع تری انجام می دهند و احساس شایستگی می کنند. اگر می خواهید بدانید که مدیریت زمان چیست؟ یا علاقمند به یادگیری تکنیک ها و مهارت های مدیریت زمان هستید، این مطلب مناسب شما است.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان (time management)، فرآیند سازماندهی و برنامه ریزی زمان، به منظور انجام کارهای مختلف است، تا ضمن کمترین اتلاف وقت و در مدت زمان کوتاه تر، کارهای بیشتری انجام شود. مدیریت زمان که یکی از انواع مهارت های زندگی است، تکنیکی برای استفاده موثر و کارآمد از زمان بوده و باعث می شود که کارها به شکل هوشمندانه تری انجام شده و افراد فشار کمتری تجربه کنند و در نتیجه میزان استرس آن ها کاهش یافته و احساس بهتری نسبت به خود داشته باشند. به طور مثال زمانی که یک کارمند یا دانشجو، به دلیل نداشتن مدیریت زمان، وقت مناسب را از دست داده و تحویل پروژه خود را به چند روز پایانی موکول کند، کارها انباشته شده و انجام دادن آن ها در روز های آخر، به شکلی عجولانه و با سرعت زیاد، دقت را پایین آورده و موجب افزایش اشتباهات می شود.
مدیریت زمان، باعث ساختارمند شدن زندگی و توقف اهمال کاری شده و در برگیرنده چهارچوب و قواعدی است که با هماهنگی وظایف و فعالیت های روزانه، برای به حداکثر رساندن اثربخشی تلاش های افراد، ارتباط دارد. اساساً، هدف از مدیریت زمان، این است که افراد را قادر سازد تا کارهای بیشتر و بهتر را در زمان کمتری انجام دهند. نقطه مقابل افرادی که مدیریت زمان نداشته و دائما کارهایشان با کمبود زمان و احساس عقب افتادگی همراه است، افرادی هستند که، در زندگی خود زمان را مدیریت کرده و برنامه ریزی دارند، این افراد اغلب اوقات احساس کارآمدی، انگیزه و در نهایت موفقیت بیشتری را تجربه خواهند کرد.
مطالعه بیشتر: مهارت تصمیم گیری چیست؟ مراحل، اصول و ۱۰ راه تقویت آن
خواندن این مطلب توصیه می شود: مهارت های زندگی چیست؟ آشنایی با مهارت های ده گانه زندگی
اهمیت و مزایای مدیریت زمان
اهمیت مدیریت زمان در این است، که به فرد کمک می کند تا از زمان خود، بهترین و بیشترین استفاده ممکن را ببرد. زمانی که افراد برای وقت خود برنامه ریزی داشته و زمان را مدیریت کنند، در ابعاد فردی، تحصیلی و شغلی پیشرف خواهند کرد، چرا که یکی از راه های پیشرف در زندگی، مدیریت زمان است. مهارت مدیریت زمان، به کارکنان کمک می کند تا کارهای خود را با کیفیت انجام داده و برای سازمان یا شرکت خود، مفید باشند. از مزایای مدیریت زمان، این است که به مدیران کمک می کند تا به اهداف برنامه ریزی شده خود دست یافته و بازدهی سازمان تحت نظر خود را، بهبود ببخشند.
مدیریت زمان خوب، منجر به بهبود کارایی و افزایش بهره وری، استرس کمتر و موفقیت بیشتر در زندگی می شود. فقر زمانی، پیامد مدیریت زمان ضعیف است. عدم استفاده از توانایی مدیریت زمان، باعث می شود که افراد به سمت اهمال کاری پیش رفته و به دلیل تجربه استرس و اضطراب بالا، نتوانند در زندگی به اهداف خود دست پیدا کنند. در نتیجه ممکن است در زندگی آسیب دیده و با وجود تلاش ها و سخت کوشی هایشان، فرصت های مناسبی را از دست بدهند. در ادامه برخی از مهمترین موارد مزایای مدیریت زمان را ذکر کرده ایم، که عبارت اند از:
- کاهش استرس و افزایش سطح سلامت روانی
- ایجاد زمان بیشتر
- به وجود آمدن فرصت های بیشتر
- افزایش میزان تحقق اهداف
- بیشتر شدن احتمال موفقیت
- کاهش مشکلات ناشی از کمبود زمان
- افزایش کارایی و بهره وری
- بهبود تعادل بین کار و زندگی
- کاهش فرسودگی شغلی
- افزایش میزان خلاقیت
- مقابله با اهمال کاری
برای آشنایی با هوش هیجانی بخوانید: هوش هیجانی چیست و چه اهمیتی دارد؟ مولفه ها، نشانه ها و تقویت EQ
اهداف مدیریت زمان چیست؟
مهمترین هدف مدیریت زمان، به موقع انجام شدن کارها، با کیفیتی مطلوب و جلوگیری از عقب افتادگی زمانی است. اهداف مدیریت زمان، با توجه به نیازهای فرد می تواند بسیار متفاوت باشد، برخی از مهمترین اهداف مدیریت زمان، عبارت اند از:
- اولیت بندی وظایف: ترتیب دادن به وظایف و مشخص کردن این موضوع که کدام کارها باید با اولیت بیشتری به انجام برسند
- جلوگیری از کمبود زمان: شناسایی فعالیت‌هایی که اولویت بالایی ندارند و جایگزینی آن ها با فعالیت هایی که اهمیت بیشتری دارند، باعث جلوگیری از کمبود زمان می شود
- تقویت قابلیت برنامه ریزی: مدیریت زمان، وابستگی زیادی به برنامه ریزی دارد. به همین دلیل، لازم است تا توانایی برنامه ریزی تقویت شود.
- استفاده حداکثری از زمان: بالا بردن میزان استفاده از زمان، به منظور بیشترین استفاده از وقت در انجام کارهای روزمره، از اهداف مدیریت زمان است.
- تقسیم وظایف: یکی از اهداف مدیریت زمان، بالا بردن مهارت تقسیم وظایف است که از آشفتگی در انجام کارها، جلوگیری می کند.
- ایجاد زمان اضافه بیشتر: از دیگر اهداف زمان بندی، آزاد شدن وقت بیشتر در طول روز و افزایش فرصت رسیدگی به سایر امور است.
- رسیدگی به تمام امور: انجام کارها به شکلی که همه آن ها در وقت مناسب خود انجام شده و رسیدگی شوند، از اهداف مدیریت زمان است.
خواندن این مطلب را از دست ندهید: خودباوری چیست؟ چگونه می‌توانم مهارت خودباوری را تقویت کنم؟
تکنیک های مدیریت زمان
مدیریت زمان را می توان مانند انواع مهارت ها آموخت و تکنیک های مخصوص آن را، در زندگی روزمره، استفاده کرد. تکنیک های به کار رفته در مدیریت زمان، توانایی برنامه ریزی افراد را افزایش داده و مهارت استفاده بهتر از زمان را به آن ها آموزش خواهند داد. سه تکنیک مدیریت زمان معروف و کار آمد، که در ادامه متن نیز به آن ها پرداخته ایم شامل تکنیک پارتو، پومودورو و ماتریس آیزنهاور هستند. اما تکنیک های مدیریت زمان به این ۳ محدود نمی شوند و ۸ تکنیک مدیریت زمان که به آنها پرداختیم عبارتند از:
- تکنیک مدیریت زمان پارتو یا قانون ۲۰ ۸۰
- تکنیک پومودورو و مدیریت زمان
- مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور
- تکنیک مدیریت زمان کانبان
- مدیریت زمان با قانون پارکینسون
- مدیریت زمان با تکنیک مسدود کردن زمان
- تکنیک تحلیل کارها
- تکنیک شروع با کار سخت
۱. تکنیک مدیریت زمان پارتو یا قانون ۲۰ ۸۰
تکنیک مدیریت زمان پارتو (pareto) یا قانون ۲۰ ۸۰، یکی از انواع تکنیک های مدیریت زمان و برنامه ریزی است، که توسط اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو، ابداع شده است. تکنیک پارتو بیان می کند که، حدود ۲۰% از اعمال افراد، در حدود ۸۰% از نتایج تاثیر گذار بر زندگی آن ها را مشخص می کند. هدف تکنیک پارتو، این است که به افراد نشان دهد که با اولویت قرار دادن کارهای مهم تر، چقدر می توانند مشکلات خود را مدیریت کرده و کاهش دهند. مراحل انجام تکنیک پارتو، عبارت است از:
- فهرست کردن مشکلات و مسائل مهم زندگی
- تلاش برای پیدا کردن عوامل تاثیر گذار بر مشکل
- شناسایی علت یا علت های اصلی ایجاد کننده مسئله
- نمره دهی به مسائل مشخص شده بر اساس میزان چالش برانگیزی
- توجه به مسئله با بالاترین نمره داده به مشکلات
- پیدا کردن راه حل برای رفع مسائل با بیشترین اهمیت
۲. تکنیک پومودورو و مدیریت زمان
تکنیک پومودورو (pomodoro)، یا تکنیک گوجه فرنگی، یکی از تکنیک های مدیریت زمان است که توسط کارآفرین و نویسنده فرانچسکو سیریلو، ایجاد شده است. تکنیک پومودورو، از یک تایمر برای تقسیم کارها و وظایف فرد به فواصل زمانی مختلف استفاده می کند و علاوه بر زمان بندی، بر چگونگی رسیدن به اهداف هم اثر گذار است. هر بازه زمانی، به عنوان یک پومودورو، شناخته می شود. روش انجام و اجرای تکنیک پومودورو در مدیریت زمان، به شیوه زیر است:
- کاری که می خواهید انجام دهید را مشخص کنید
- در تایمر یک بازه زمانی تنظیم کنید، به عنوان مثال برای ۲۵ دقیقه
- شروع به انجام کار کنید
- تایمر در ازای هر ۲۵ دقیقه، به صدا درآمده و ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کنید
- هنگامی که این فرآیند بالا را چهار مرتبه تکرار کردید (در حدود ۶۰ دقیقه)، به مدت ۲۰ تا ۳۰ دقیقه استراحت کنید.
مطالعه بیشتر: تکنیک پومودورو چیست و چه مراحلی دارد؟ کاربرد، فواید و معایب
برای مطالعه بیشتر کلیک کنید: آموزش مهارت‌های اجتماعی به کودکان | تقویت مهارت‌های اجتماعی در کودکان
۳. مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور
استفاده از جدول مدیریت زمان ماتریس آیزنهاور، در برنامه ریزی زمان و دستیابی به اهداف مورد نظر، مفید است. ماتریس آیزنهاور، یک جدول چهار خانه است که توسط “دوایت آیزنهاور”، رئیس جمهور وقت ایالات متحده، زمانی ابداع شد که در طول جنگ جهانی دوم، به عنوان فرمانده نیرو های متفقین، در ارتش خدمت می کرد و مجبور به تصمیم گیری های سخت بود. افراد با استفاده از ماتریس آیزنهاور می توانند برنامه ریزی مناسبی برای زمان خود، بر اساس میزان اهمیت و فوریت، انجام دهند. شیوه استفاده از ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان، عبارت است از:
- تشکیل یک جدول چهارخانه با عناوین “مهم”، “غیر مهم”، “فوری” و “غیر فوری”
- دو عنوان “مهم” و “غیر مهم”، در قسمت بالای جدول
- دو عنوان “فوری” و “غیر فوری”، در بخش چپ جدول
- کارهای خود را طبق فوریت و اهمیت آن ها، در خانه های جدول بنویسید
- کارهای مهم و فوری را همان موقع انجام دهید
- کارهای مهم و غیر فوری را زمان بندی کنید
- کارهای فوری و غیر مهم را به دیگران واگذار کنید
- کارهای غیر فوری و غیر مهم را کنار بگذارید
مطلب کاربردی: تفکر خلاق چیست؟ ۷ تکنیک کاربردی خلاقانه فکر کردن
۴. تکنیک مدیریت زمان کانبان
یکی از انواع تکنیک های مدیریت زمان، تکنیک کانبان (Canban)، می باشد که یک واژه ژاپنی و به معنای بیلبورد است. روش کانبان، باعث می شود که فرد بتواند کارهایش را بر اساس اولویت زمانی، طبقه بندی کند. شیوه اجرای تکنیک مدیریت زمان کانبان، عبارت است از:
- تهیه یک تخته، ایجاد سه ستون روی آن و نصب روی دیوار
- تقسیم بندی کارها در ۳ دسته: کارهای در حال انجام، کارهایی که باید انجام شوند و کارهای انجام شده
- تهیه چند برچسب کاغذی رنگی و نوشتن کارهای مورد نظر بر اساس یکی از حالت های ذکر شده
- رسیدگی به کارها بر اساس جدول و جا به جایی کارت ها میان ستون های مختلف
۵. مدیریت زمان با قانون پارکینسون
قانون پارکینسون، یک تکنیک مدیریت زمان است که نشان می دهد، تلاش کمتر برای انجام یک کار، منجر به صرف زمان بیشتر و طولانی شدن انجام یک کار می شود، در حالی که تلاش بیشتر برای انجام همان کار، باعث می شود تا کار در مدت زمان کمتری انجام شود. در نتیجه با افزایش میزان تلاش هنگام انجام کارها می توان مدیریت زمان کرده و اتلاف وقت را کاهش داد. بنا بر تعریف دیگری از قانون پارکینسون، مدت زمان صرف شده برای انجام یک کار یکسان، می تواند برای افراد مختلف، متفاوت باشد. چند راهبرد مفید تکنیک مدیریت زمان قانون پارکینسون، عبارت است از:
- هنگام انجام کار و به منظور افزایش بهره وری، وسایل الکترونیکی را به شارژر متصل نکنید تا تلاش خود برای اتمام کار، پیش از به خاموش شدن آن را بیشتر کنید.
- انجام کار را زودتر شروع کرده و سعی کنید با حفظ کیفیت، زودتر به سرانجام برسانید.
- یکی از راه های مدیریت زمان با استفاده از قانون پارکینسون، تعیین “خط قرمز” زمانی است.
- به منظور جلوگیری از اتلاف زمان، برای انجام کارها برای خود محدودیت زمانی تعیین کنید.
مطلب خواندنی: خودآگاهی چه فوایدی دارد؟ چگونه آن را کسب کنیم؟
۶. مدیریت زمان با تکنیک مسدود کردن زمان
تکنیک مسدود کردن زمان که یکی از روش های مدیریت زمان است، باعث می شود تا افراد برای هر بخش از روز خود و کارهایی که قرار است انجام دهند، زمان بندی و مدیریت داشته باشند. بر طبق تکنیک مسدود کردن زمان، افراد باید برنامه روزانه خود را از لحظه‌ای که بیدار می‌شوند، تا انتهای روز در بلوک های زمانی مشخص، بنویسند و خود را ملزم به انجام کار در همان بلوک زمانی کنند. برای استفاده از تکنیک مسدود کردن زمان، به شیوه زیر عمل کنید:
- یک تکه کاغذ را به دو بخش تقسیم کنید.
- در سمت چپ کاغذ، ضمن یادداشت ساعات روز، بلوک های زمانی نیم ساعته یا ساعتی ایجاد کنید.
- ضمن تخمین مدت زمان لازم برای انجام هر کار، آن را در یک بلوک زمانی بنویسید
- بین بلوک های زمان بندی، زمان هایی خالی بگذارید تا امکان جا به جایی یا استراحت وجود داشته باشد
- خود را ملزم بدانید که کارها را فقط در همان زمان مشخص شده به اتمام برسانید
- در صورت انجام نشدن کار مخصوص به یک بلوک زمانی، در صورت نداشتن ضرورت، آن کار به بلوک زمانی دیگری منتقل شده و یا در بلوک هایی که خالی هستند، جایگزین خواهند شد.
مطلب مفید: چطور عصبانیت را کنترل کنیم؟ ۱۲ تکنیک موثر کنترل خشم
۷. تکنیک تحلیل کارها، از تکنیک های مدیریت زمان
روش تحلیل کارها که یک تکنیک مدیریت زمان است، توسط نویسنده “دیوید آلن” ابداع شده و به افراد کمک می‌کند تا کارها را با ثبت آن ها روی کاغذ و سپس تجزیه آن ها به موارد کوچک و جزئی تر، زمان را مدیریت کرده و به اهداف خود برسند. تکنیک تحلیل کارها، به این صورت اجرا می شود که:
- وظایف و کارهای خود را یادداشت کنید
- کارها را با در نظر گرفتن اولویت و اهمیت انجام و میزان اجرایی شدن آن ها دسته بندی کنید
- کارهای مورد نظر خود را خرد کرده و به کارهای کوچک تر تقسیم بندی کنید
- به منظور حفظ مدیریت زمان، فهرست اقدامات خود برای رسیدن به هدف را تعیین کنید
- قدم به قدم کارهای خود را پیش برده و فهرست اقدامات را تکمیل کنید
۸. تکنیک مدیریت زمان شروع با کار سخت
تکنیک مدیریت زمان شروع با کار سخت، یک عبارت معروف دارد که عبارت است از: “اول وقت، یک قورباغه زنده بخورید و مطمئن باشید که هیچ اتفاق بدی برای شما نخواهد افتاد”، این جمله، به این معنا است که، روز خود را با انجام سخت ترین کارها شروع کرده و تمام تلاش خود را برای به اتمام رساندن آن، بکار بگیرید. شیوه اجرای این تکنیک، عبارت است از:
- مشخص کردن لیست اهداف اصلی و سخت ترین کارها در روز
- تعیین یک محدودیت زمانی یا ضرب العجل برای انجام کار
- تهیه فهرستی از کارهای لازم برای رسیدن به اهداف مورد نظر
- مرتب کردن لیست کارهای مهم، بر اساس میزان دشواری
- دشوار ترین کار را در اولویت قرار داده و شروع به انجام آن کنید
- فرآیند بالا را در هر روز تکرار کنید تا شما را به سمت مدیریت زمان بهتر و زمان بندی مناسب زمان، انجام کارها سوق دهد
اصول مدیریت زمان چیست؟
اصول مدیریت زمان، عبارت است از مجموعه تکنیک ها، راهکارها و قواعد کاربردی با هدف افزایش حداکثری استفاده از زمان و کاهش اتلاف وقت، که افراد با بکارگیری این اصول می توانند بهره وری بیشتری از زمان داشته باشند. این اصول بنیادی، باعث می شوند که افراد بتوانند برای انجام کارهای خود، برنامه ریزی دقیق و کارآمدی داشته و آن ها را با فراغ خاطر و بدون احساس استرس به انجام برسانند. اصول مدیریت زمان، عبارت است از:
- خود آگاهی: آگاهی از توانایی ها، نقاط ضعف و قوت با دیدی واقع گرایانه
- زمان بندی: مشخص کردن چگونگی صرف زمان در طول روز و میزان وقت صرف شده برای کارها
- تمرین و استمرار: تداوم در برنامه ریزی کارها و تمرین شیوه های سازمان بندی امور
مهارت های مدیریت زمان
استفاده مناسب و کافی از زمان، به طور اتفاقی رخ نمی دهد، بلکه نیازمند تلاش برای کسب و پرورش مهارت های مدیریت زمان مناسب است. افراد به منظور مدیریت زمان، باید علاوه بر استفاده از تکنیک های ذکر شده، که ابزار های قدرتمندی برای استقاده صحیح از زمان هستند، اقدام به تقویت مهارت هایی مانند برنامه ریزی، هدف گزینی و مدیریت استرس در خود کنند، که به عنوان قابلیت های مهم و اساسی برای افزایش توانایی در استفاده بهتر از زمان بکار گرفته می شوند. مهارت های مدیریت زمان، به افراد کمک می کنند تا بتوانند به مرور زمان، ذهنیت خود را با برنامه ریزی زمانی وفق دهند. برخی از مهم ترین مهارت های مدیریت زمان عبارت اند از:
- برنامه ریزی
- اولویت بندی
- هدف گذاری
- ارتباطات
- تقسیم وظایف
- مدیریت استرس
- حل مسئله
۱. مهارت مدیریت زمان برنامه ریزی
یکی از مهمترین مهارت های مدیریت زمان، برنامه ریزی است که باعث افزایش نظم و بهبود برنامه ریزی افراد در طول روز، هفته یا ماه می شود. افراد برای بهره بردن از مهارت مدیریت زمان و برنامه ریزی، می توانند اقدام به تشکیل یک تقویم به روز کنند که تمام کارها، برنامه های خاص و غیره در آن نوشته شده است. تشکیل یک تقویم و یادداشت کردن تمام برنامه ها، قرار های مهم و کارهایی که لازم است تا یک ماه آینده انجام شوند، باعث عدم فراموشی آن ها و شکل گیری یک ذهنیت مناسب از کارهایی می شود که باید به انجام برسند. مهارت سازماندهی، به معنای ایجاد نظم در برنامه و تشکیل یک تصویر واضح از آن چیزی است که باید به انجام برسد.
۲. اولویت بندی، یک مهارت مدیریت زمان
مهارت مدیریت زمان اولویت بندی، به افراد این امکان را می دهد که کارهای مختلف خود را ارزیابی کرده و آن ها را بر اساس میزان دشواری یا سادگی، طبقه بندی کنند. به منظور اولویت بندی برای مدیریت زمان بهتر، می توان لیستی از کارهای روزمره یا ماهانه خود را بر اساس میزان دشواری، ضرورت و اهمیت، تهیه کرده، آن ها را از دشوار ترین و ضروری ترین تا آسان ترین کارها در یک ماه پیش رو مرتب کنید و بر اساس لیست اولویت بندی شده، کارهایتان را پیش برده و کنار هر کار انجام شده تیک بزنید. مهارت اولویت بندی، باعث می شود تا افراد بتوانند، بهترین میزان استفاده از زمان را برای خود داشته باشند و زمان خود را برای کارهای غیر مهم و بسیار آسان، تلف نکنند.
۳. هدف گذاری و مدیریت زمان
از مهمترین مهارت ها برای مدیریت زمان، هدف گذاری است. افراد به منظور مدیریت زمان و هدف گذاری، باید مشخص کنند که در کوتاه مدت و بلند مدت قصد دستیابی به چه چیزی را دارند، سپس یک یا چند هدف کلی بلند مدت و اهداف کوچک تر کوتاه مدت را که لازمه رسیدن به اهداف اصلی هستند را معین کرده و طبق آن ها پیش بروند. هدف باید مشخص، قابل اندازه گیری و قابل دستیابی، مرتبط و در محدوده زمانی باشد. تعیین اهداف باعث می شود که چشم انداز مشخصی وجود داشته باشد که افراد بتوانند برنامه های زمانی خود را به منظور دستیابی به اهداف مدیریت کرده و برنامه ریزی زمانی مناسبی را انجام دهند. هدف گذاری همچنین، از آشفتگی ذهنی و صرف وقت برای کارهای کم اهمیت تر، جلوگیری می کند.
۴. ارتباطات، به عنوان یک مهارت مدیریت زمان
گسترش ارتباطات و تقویت روابط میان فردی، به عنوان یک مهارت مدیریت زمان خوب، این امکان را در اختیار افراد قرار می دهد که بتوانند برنامه ها و اهداف خود را به شکل راحت تری برای دیگران یا مدیران خود بیان کرده و از اتلاف زمان جلوگیری کنند. از راه های ارتقا و گسترش ارتباطات، شرکت در گروه ها و جلسات هفتگی یا ماهیانه ای است که در محل کار برگزار می شود. کسب تجارب تازه در ارتباط با افراد جدید نیز، ارتباطات را بهبود می بخشد. روابط میان فردی خوب همچنین باعث می شود که فرد بتواند سوالات و چالش های خود را مطرح کند و ضمن کاهش پیچیدگی کارهای خود، زمان را به شیوه مناسب تری مدیریت کند.
مطلب خواندنی: مهارت “نه” گفتن | چگونه قاطعانه درخواستی را رد کنیم؟
۵. تقسیم وظایف یک مهارت مدیریت زمان
تقسیم وظایف به عنوان یکی از مهارت های مدیریت زمان، می تواند باعث این موضوع شود که افراد با هدف حفظ بیشترین زمان ممکن و استفاده حداکثری از آن، بتوانند در صورت امکان، کارهای خود را بین افراد دیگر تقسیم کنند. به منظور تقسیم کارها، افراد دارای صلاحیت را تعیین کرده، در مورد اینکه آیا علاقه ای به انجام آن کار دارند یا خیر پرس و جو کرده و کارها را ضمن بخش بندی به قسمت های کوچک تر، به افراد مختلف بسپارید. تقسیم وظایف باعث می شود تا علاوه بر مدیریت زمان و بهره وری بیشتر، کارها با دقت و ظرافت بیشتری پیش بیروند.
۶. مهارت مدیریت استرس
استرس می تواند ضمن کاهش تمرکز و انگیزه، باعث درگیری افراد با افکار آزارنده و نشخوار فکری شود که آن ها را بیش از پیش از اهداف خود دور کرده و موجب اتلاف وقت می شود. برای کنترل استرس می توان از مدیتیشن، یوگا یا سایر روش های آرام بخش مانند تنفس عمیق، استراحت کافی و کمک گرفتن از یک روانشناس خوب استفاده کرد. کنترل استرس، می تواند به فرد کمک کند، تا ضمن حفظ انگیزه لازم برای رسیدن به اهدافش، بتواند مدیریت زمان مناسبی داشته باشد.
بیشتر بخوانید: قوانین موفقیت | قانون‌های طلایی رسیدن به موفقیت چیست؟
۷. مدیریت زمان با مهارت حل مسئله
مهارت حل مسئله به عنوان یک مهارت مدیریت زمان، به افراد کمک می‌کند بر چالش‌ها غلبه کرده و برنامه های خود را پیش ببرند. برای بهره بردن از مهارت حل مسئله، لازم است تا موضوع اصلی را مشخص کرده، راه های حل و فصل آن را شناسایی کرده و ضمن سنجش مزایا و معایب آن ها، بهترین راه را انتخاب کرد. مهارت حل مسئله باعث تلاش به موقع و مناسب برای گذر از موانع می شود و از صرف زمان بیش از حد جلوگیری می کند.
علاوه بر راهکار های گفته شده برای استفاده حداکثری و بهره وری مناسب از زمان، انجام برخی دیگر از راهکار های گفته شده، می تواند موثر باشد. سایر راهکار های مدیریت زمان، عبارت است از:
- کمالگرایی و ایده آل گرایی را کاهش داده و مدیریت کنید
- کارها را به تکه های کوچک تقسیم کنید
- توانایی تصمیم گیری قاطع را تمرین کنید
- اهداف واقع بینانه مشخص کنید
- حواستان به زمانی که از مسیر خارج می شوید باشد
- “نه” گفتن را تمرین کنید
- حواس پرتی را به حداقل برسانید
- با استرس مقابله کنید
- از انجام چند کار به شکل همزمان، خودداری کنید
- به میزان کافی استراحت کنید
- به برنامه های خود متعهد بمانید
- از اپلیکیشن های مدیریت زمان استفاده کنید
مطلب مفید برای خواندن: بلوغ عاطفی یا پختگی چیست؟ چگونه می‌توان به بلوغ عاطفی رسید؟
موانع مدیریت زمان
همانطور که مدیریت زمان موثر مزایایی به همراه دارد که باعث افزایش موفقیت های فرد و میزان دستیابی به اهداف مورد نظر می شود، استفاده نادرست از زمان نیز، باعث بروز مشکلات در زندگی می شوند، که عبارت اند از:
- افزایش اتلاف وقت و عدم بهره وری مناسب از زمان
- انجام نشدن به موقع کارها و انباشته شدن امور
- از دست دادن کنترل روی زمان در زندگی
- دقت ضعیف و کیفیت پایین کار
- عدم دستیابی به اهداف
خواندن این مطلب توصیه می شود: استرس شغلی؛ نشانه ها، عوارض، انواع و مدیریت استرس کاری
مدیریت زمان در کنکور
از مهمترین جاهایی که افراد نیازمند مدیریت زمان هستند، آزمون هایی مانند جلسه کنکور و امتحان پایان ترم است. هنگامی که افراد در جلسه آزمونی مانند کنکور سراسری شرکت می کنند، استرس بسیار زیادی را تجربه می کنند که ناشی از تلاش آن ها برای پاسخگویی به سوالات و کم نیاوردن زمان است. نداشتن مدیریت زمان در امتحان، باعث افزایش استرس و از دست رفتن تمرکز می شود که با خطر اشتباه جواب دادن به سوالات مورد نظر و یا نداشتن وقت کافی برای پاسخ به همه سوالات، همراه خواهد بود. برای مدیریت زمان در آزمون می توانید روش زیر را بکار بگیرید، که عبارت است از:
- حاضر شدن به موقع در محل آزمون
- داشتن یک ساعت مچی برای آگاهی از زمان باقی مانده
- تمرکز روی سوالات و عدم دقت به موضوعات حاشیه ای
- پاسخ گویی به سوالاتی که پاسخ آن ها را می دانیم
- گذاشتن علامت کنار پرسش هایی که در پاسخ آن ها شک داریم
- مطالعه کل سوالات تا انتها و بازگشتن برای بررسی سوالات علامت دار
مدیریت زمان در سخنرانی
سخنرانی محلی است که، افراد باید طی یک بازه زمانی تقریبا محدود، اطلاعات نسبتا جامع و زیادی را ارائه دهند، بنابراین باید از زمان خود، بیشترین استفاده ممکن را ببرند. افرادی که نتوانند در طی سخنرانی خود، زمان را مدیریت کنند، دچار مشکل در ارائه مطالب خود شده و استرس زیادی را تجربه خواهند کرد. یکی از راه های مدیریت زمان در سخنرانی عبارت است از:
- خلاصه کردن مطالب برای جلوگیری از اتلاف زمان
- بخش بندی مطالب به قسمت های کوچک تر
- درنظر گرفتن زمان حدودی برای ارائه هر بخش
- جمع کردن زمان های اختصاص داده شده برای ارائه هر بخش
- اعلام بازه زمانی مورد نیاز به محل سخنرانی برای جلوگیری از تعارض برنامه ها و مدیریت زمان بهینه
مدیریت زمان در فضای مجازی
فضای مجازی محلی است که افراد به دلیل جذابیت هایش، معمولا زمان زیادی را در طول روز به آن اختصاص می دهند. صرف زمان بسیار زیاد در فضای مجازی، مدیریت زمان را دچار اشکال کرده و برنامه ریزی افراد را بهم می ریزد. از راه های مدیریت زمان در فضای مجازی، توجه به قابلیت میزان زمان سپری شده در اپلیکیشن ها است، که نشان می دهد هر فرد چه زمانی را در فضای مجازی گذرانده است. با مشاهده این زمان ها می توان هر روز مقداری از مدت زمان حضور در فضای مجازی را کاهش داده و زمان را مدیریت کرد. برای اینکه بدانید چگونه در آزمون مدیریت زمان داشته و وقت کم نیاورید، می توانید روش زیر را بکار بگیرید:
- مشخص کردن زمان کلی گذراندن در فضای مجازی بر حسب ساعت و دقیقه در روز
- یادداشت کردن زمان به روی یک کاغذ
- تعیین زمان مورد نظر برای فضای مجازی
- مشخص کردن تفاوت میان زمان صرف شده حال حاضر در فضای مجازی و زمانی که قصد رسیدن به آن را دارید
- متعهد کردن خود به کاهش هر روز یک بخش زمانی مانند کاهش نیم ساعته در هر روز
- رسیدن به زمان مورد نظر و تلاش برای حفظ آن
مدیریت زمان سازمانی
مدیریت زمان در سازمان و محل کار از حوزه هایی است که زمان و استفاده بهینه از آن دارای بیشترین اهمیت ممکن است. افراد شاغل و به خصوص مدیران و سرپرستان در حوزه های مختلف، باید بتوانند بهترین برنامه ریزی ممکن را داشته باشند تا ضمن کاهش اتلاف وقت و افزایش بهره وری، به مسئولیت ها و اهداف محول شده، در زمان مناسب دست پیدا کنند. یکی از روش های مدیریت زمان سازمانی، قرار دادن کارها و اهداف مورد نظر، در بلوک ها و بخش های زمانی است، این بلوک های زمانی، زمان حدودی به انجام رسیدن هر کار و میزان پیشرفت آن ها را مشخص می کنند. با این کار، همه افراد می توانند در مورد کیفیت و سرعت انجام کارها در سازمان مورد نظر، آگاهی پیدا کنند.
همچنین بخوانید: تاب آوری چیست؟ انواع، مولفه ها، فواید و تکنیک های افزایش آن
بهترین برنامه های مدیریت زمان
برای مدیریت زمان مناسب و افزایش قدرت توجه و تمرکز روی برنامه ریزی، می توان از برنامه ها و اپلیکیشن هایی استفاده کرد که قابلیت نصب روی موبایل ها را داشته و با شیوه های مخصوص به خود، برنامه ریزی زمانی افراد را بهبود بخشیده و اتلاف وقت آن ها را کاهش می دهند. برخی از بهترین برنامه های مدیریت زمان، عبارت اند از:
- notion
- forest
- rize
- habitica
- time tree
- fathom
- spark
- Clockify
- Evernote
- Asana
- Focus booster
- Dropbox
- Lastpass
- Toggle track
- Rescue time
- Trello
- Mylifeorganized
- Todoist
- timecamp
سوالات متداول
در این بخش سعی کرده ایم تا به سوالات پرتکرار شما درباره مدیریت زمان، پاسخ دهیم.
چگونه می توانم مدیریت زمان بهتری داشته باشم؟
برای داشتن یک مدیریت زمان بهینه و کارآمد، می توان از تکنیک ها و مهارت هایی مانند قانون پارکینسون و تکنیک پومودورو، استفاده کرد، که توانایی برنامه ریزی و استفاده حداکثری از زمان را افزایش می دهند.
برای بهبود مدیریت زمان، از چه ابزارهایی استفاده کنم؟
برخی از ابزارهایی که می توانند به مدیریت زمان بهتر کمک کنند، عبارت اند از: اپلیکیشن های مدیریت زمان و برنامه ریزی، تکنیک های مدیریت زمان و تهیه یادداشت، فهرست و تقویم زمان بندی شده.
مدیریت زمان چه نقشی در موفقیت ما دارد؟
مدیریت زمان، با کاهش اتلاف وقت و هدر رفتن زمان، که یک سرمایه مهم و ارزشمند است، باعث افزایش میزان کارایی و استفاده از فرصت های بیشتر شده و در نتیجه نقش مهمی در موفقیت افراد خواهد داشت.
مدیریت زمان چه تاثیری در زندگی ما دارد؟
مدیریت زمان باعث بالا رفتن کیفیت، خوشایند تر بودن و مفید تر شدن زندگی می شود. زندگی با مدیریت زمان و استفاده مناسب از آن، باعث رفع احساس انفعال و بیهودگی می شود.
منابع:skillsyouneed, betterup, techtarget ,corporatefinanceinstitute ,mindtools, lifehack
پزشک خوب، سامانه رزرو “آنلاین” روانشناس و روانپزشک و سایر حوزه های پزشکی و سلامت، به شما کمک می‌کند بهترین متخصصان را در محدوده زندگی خود در سراسر کشور، انتخاب نموده و وقت خود را بصورت آنلاین رزرو کنید.
من هم زمان زیادی روازدست دادم والان پشیمون شدم زمان خیلی باارزش هست باید مدیریتش کنیم
سلام و درود، امیدواریم این مطلب برای شما در مدیریت زمان مفید باشه.
سلام من بعد ۱۰سال مصرف هروئین والپرازلام روزی ۳عدد موادوقرص را ترک کردم به هزار مصیبت الان بعد سه ماه افسردگی شدید گرفتم احساس ناامیدی وپوچی میکنم همش فکر گذشته را میکنم وثروتم را که از دادم شدم صفر دستم بسته شده افکار خودکشی به سراغم امده لطفا راهنمایم کنید کمکم کنید ممنون ازشما
سلام و وقت بخیر خدمت شما، در درجه اول باید به خودتان افتخار کنید که توانستید پس از ۱۰ سال، اعتیاد خود را ترک کرده و در جهت سلامتی گام بردارید. سعی کنید با این موضوع کنار بیایید که کاری از دست شما برای زمان از دست رفته، بر نمی آید. زمان در حال گذر بوده و تنها می توان از گذشته درس گرفت و قدر زمان باقی مانده پیش رو را دانست. بهتر است با در نظر گرفتن شرایط زندگی تان، برای آینده برنامه ریزی کرده و سعی کنید تا بهترین استفاده ممکن را از زمان باقی مانده ببرید. برای رفع احساسات پوچی و افکار خودکشی نیز، از کمک یک روانشناس استفاده کنید تا با بیان آزادانه آنچه که شما را اذیت کرده یا می کند، رنج و ناراحتی ناشی از شرایطی که داشته اید، حل و فصل شود.
کاربردی و مفید